Publiceret: September 2020 Skrevet af Line Schartau Saksager
Begår du disse 3 fejl, når du skriver e-mails?
Tænker du tit over, hvorfor du bruger så lang tid på dine mails, når din modtager alligevel ikke altid gør det, som du beder om?
Så er det ret sandsynligt, at du begår en eller flere af disse 3 fejl. Men det betyder til gengæld også, at du er i målgruppen for at spare tid, gøre din arbejdsdag mere effektiv, blive mere vellidt blandt dine kollegaer og blive lidt af en e-mail-haj.
En undersøgelse lavet for Adobe viser, at vi årligt bruger 808 timer på at skrive e-mails. Det svarer til lidt over en fuld kalendermåned. Det kan vi vist godt gøre bedre.
#Fejl 1
Du skriver ikke, hvad du forventer af din modtager
Kender du det med at få en lang mail, og efter at have skimmet den ved du stadigvæk ikke, hvad du skal gøre. Eller om du overhovedet skal gøre noget.
Det er selvfølgelig ikke dig, der sender den type mails. Men hvis nu du gjorde, så kunne du og din modtager spare oceaner af tid ved, at du indleder mailen med, hvad du forventer af din modtager. På den måde hersker der ingen tvivl.
#Fejl 2
Du videresender en lang mailkorrespondance til din kollega
Kender du det med at få verdens længste mailkorrespondance med teksten ”Hej. Vil du lige se på det her?”, hvorefter du (som en anden detektiv) påbegynder det helt store opklaringsarbejde for at kortlægge sagen. Det er næsten mystisk, at politiets efterretningstjeneste ikke headhunter dig til deres opklaringsafdeling.
Selvfølgelig sender du heller ikke denne type mails, fordi du har stor respekt for andres tid. Men hvis nu du gjorde, ville din modtager elske dig for at lave et kort recap af, hvad det handler om, og hvad der skal gøres. På den måde er din modtager nu er klædt på til at dykke ned i den lange korrespondance.
# Fejl 3
Der er ingen struktur i din mail
Kender du det med at få en mail, som praktisk talt bare er en stor klump tekst. Det føles næsten som om, at hele mailen er skrevet i én lang sætning. Du skal lede efter de oplysninger, som du skal bruge, og det føles som om, du leder efter dem i timevis. Måske bliver du endda så træt, når du åbner den, at du lukker den igen og henter en kop kaffe i stedet.
Som de andre gange er det selvfølgelig heller ikke her dig, der sender den type mails. Men hvis du gjorde, så ville du sænke irritationen betydeligt hos din modtager, hvis du delte din mail op i små afsnit med sigende underoverskrifter. Det gør nemlig mailen mere overskuelig.
Lad os sammen slå et fælles slag for en bedre e-mail-kultur.
